项目资料，怎样从“某个人的文件”变成“团队的文件”？
项目还在做，负责的人换了。
背景材料在原负责人的电脑上，报价散在聊天里，大家找文件时习惯先找这个人。接手的人只好挨个问：有哪些目录，哪份还在改，客户收到的又是哪份？
原负责人再配合，也要花时间把自己脑子里的那张地图重新讲一遍。
这就暴露出一个问题：资料虽然用于团队工作，存放方式和使用习惯却一直依附着个人。
我们觉得，项目启动时就值得多想一步：以后换个人，工作还能从这里接着做吗？
给资料一个不随人走的位置
FooCloud(https://keevol.cn#foocloud) 提供部门空间。管理员建立部门、加入成员、创建对应的同步空间，成员再按权限访问或同步资料。
部门空间的存储归属独立于普通成员的个人账号。这样，团队有了一个明确的项目位置，成员是谁、能做什么，再通过关系和授权来安排。
这一步很有用，但创建空间不会自动把个人电脑上的旧资料搬过来。要放哪些内容，复制之后从哪里继续改，旧位置如何处理，还得整理一轮。
可以先挑一个小项目，约定一个切换时间。资料放进团队空间、核对清楚，再通知大家从新位置接着做。
旧目录是否保留、留多久，按工作需要决定。关键是别让新旧两处一直同时有人改。否则存放位置多了，确认最新版的负担也跟着回来。
权限要用普通成员账号看一遍
当前管理端创建部门空间时，可以选择只读、可写或管理权限。成员最终能做哪些事，还要结合实际授权判断。
先想用途会更容易：资料供大家查，还是需要持续修改？哪些操作需要负责人管理？再按实际支持的空间粒度配置。子目录起名“只读”，当然不会自己变成只读。
试点时，准备一个只读样例空间、一个可写样例空间。由有权限的负责人放好内容，让普通成员分别读取、尝试修改，再让没有部门关系、也没有额外授权的账号尝试访问。
管理员自己的账号都能打开，只能说明管理员能打开。给谁用，就从谁的视角看一遍。这个步骤很朴素，却比看管理页上的选项更接近日常工作。
交接时，名单和说明都得跟上
资料有了独立归属，人员变化时就可以围绕空间调整访问。旧成员不再参与，移除相应关系；新成员接手，给到必要权限。
调整完，还要检查是否存在其他直接授权或访问路径。只从一个部门名单里删掉人，不能据此推断所有入口都已关闭。
已经下载到个人电脑上的副本，也不会随取消权限一起消失。设备、材料和交接约定，仍需要团队自己的安排配合。
除此之外，留一段简短说明也很值：当前工作稿在哪里，哪些已经发给客户，接下来谁负责维护。权限能决定能不能进去，说明能帮助人进去之后把事情做对。
坚果云团队版也强调集中管理、目录和权限。选型时，可以把这些卖点翻译成自己的问题：新同事能接手吗？人员调整后，资料还在明确的位置吗？该查阅和该修改的范围，大家说得清吗？
请一个不熟悉项目的人来接手
准备少量样例资料，放进项目空间，附上必要说明。让另一位同事只凭自己的账号和这段说明完成一次接手。
他找得到当前稿吗？权限够用吗？不能操作时知道找谁吗？如果仍然得不停问原负责人，就把缺的说明补上。
再用测试账号做一次成员变化，核对新旧成员的后续访问。练习用样例就好，不必扰动正式项目。
对外发文件，要另外看分享入口；服务出了问题，又得有备份与恢复安排。部门空间不能替代这些工作。
团队资料理顺以后，接手的人依然需要了解业务，但不必先考古半天，才能知道文件到底放在哪里。